การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในงานด้านบัญชี

     โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบัญชี คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่ง ได้ถูกพัฒนาขึ้นมาใช้เฉพาะกับงานด้านการบัญชีและจำเป็นต้องใช้ร่วมกับระบบฐานข้อมูล (DBMS) เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ สามารถรายงานทางการเงินและการบริหารได้ตามความต้องการของผู้ใช้ทั้งนี้จะต้องเน้นการควบคุมทางการบัญชีใน ส่วนการควบคุมเฉพาะระบบทั้งในด้านการควบคุมด้านการเข้าถึงการรับเข้าการประมวลผลและการส่งออกข้อมูล

     โปรแกรมสำเร็จรูปทางด้านการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม โดยมีการบันทึกข้อมูลรายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่าง ๆ ผลลัพธ์ของโปรแกรมอยู่ในรูปแบบเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ มีคุณสมบัติ ดังนี้

1.  มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน
2.  มีโปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกำหนดขนาดแฟ้มข้อมูล
3.  ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการที่มีขีดความสามารถในการทำงานสูง
4.  มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย, แม่ข่าย
5.  เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
6.  มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ
7.  มีการสร้างแฟ้มหลักรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มหลัก
8.  การป้อนข้อมูลทางหนาจออยู่ในลักษณะของการรับข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งรายการ
9.  มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด
10.  มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี
11.  มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน
12.  การโอนย้ายภายในระบบสร้างความคล่องตัวให้กับผู้ใช้งาน

     การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยตามหลักทฤษฎีแล้วหากทำธุรกิจแล้วต้องการเพิ่มกำไรให้มาก
ขึ้นมีวิธีการทำอยู่ 2 วิธีคือ

1.  การเพิ่มยอดขาย
2.  การลดค่าใช้จ่าย

     ในชีวิตประจำวันของก็เช่นกันหากต้องการมีเงินเก็บมากขึ้นก็ทำได้สองวิธีคือ เพิ่มรายรับและลดรายจ่าย ซึ่งดูแล้วเป็นเรื่องง่ายๆแต่ในทางปฏิบัติทำได้ไม่ง่ายนักในปัจจุบันมีการรณรงค์ให้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเพื่อคอย ตรวจสอบการใช้จ่ายและช่วยวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ว่าสิ่งใดจำเป็นสิ่งใดไม่จำเป็นเพื่อจะได้วางแผนการใช้จ่ายใน เดือนต่อๆไปได้การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยใช้โปรแกรมเอ็กเซลช่วยในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเริ่มจากการ บันทึกรายการที่และจำนวนเงินของรายการที่เกิดขึ้นแยกออกเป็นสองประเภทคือ รายรับ และ รายจ่ายบัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกบันทึกแสดงได้ ดังภาพ

     วัตถุประสงค์ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย ก็เพื่อให้เราทราบสถานะทางการเงินหรือ Cash flow ของเราเอง ดังนั้นในการบันทึกรายการลงบัญชีรายรับรายจ่าย เจ้าของบัญชีต้องทราบจำนวนเงินสุทธิในบัญชี ซึ่งผู้ใช้งานเอ็กเซลสามารถทำได้โดยง่ายดังนี้
1.  คลิกเซลล์ F4 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D3-E3
2.  คลิกเซลล์ F5 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = E4 + D6-E3
3.  ทำการ AutoFill ลงมาถึงแถวที่ 11 จะได้ผลดังแสดงในภาพที่
4.  ในกรณีที่ผู้จัดทำรายรับรายจ่าย ต้องการทราบรายจ่ายสุทธิและรายรับสุทธิตั้งแต่วันที่ 1 ของเดือน จนถึงปัจจุบัน ก็สามารถทำได้โดยการใช้สูตรคำนวณหาผลรวมอัตโนมัติ (AutoSum) จำได้ผลดังแสดงในภาพ

     การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ได้นำเสนอไปนั้นเป็นรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดทำ สิ่งที่สามารถวิเคราะห์ได้จากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายลักษณะนี้คือ จำนวนเงินสุทธิที่เหลือ ณ ปัจจุบันรวมถึงแนวโน้มรายจ่ายของเจ้าของบัญชีนั่นเองในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์ผลมากกว่านี้ บัญชีรายรับรายจ่ายที่จัดทำต้องมีรูปแบบที่ซับซ้อนมากขึ้น

     การใช้โปรแกรม Microsoft Excel บันทึกรายรับ-รายจ่าย (บัญชีเครดิต)
ปัจจุบันการใช้จ่ายรูปแบบของการใช้จ่ายออกเป็น 3 รูปแบบดังนี้
1 . เงินสด (Cash flow)
2.  บัตรเครดิต
3.  บัญชีเงินฝากในธนาคาร
บัตรเครดิตมีทั้งประโยชน์และโทษอยู่ในตัวเอง หากรู้จักวิธีใช้ให้เกิดประโยชน์
บัตรเครดิต หมายถึง วงเงินพร้อมใช้ไว้เสริมสภาพคล่อง หรือหนี้พร้อมที่ต้องชำระคืนทุกเดือนหรือแล้วแต่มุมมองของผู้ใช้บัตรเครดิต แต่ในการบริหารการใช้เงิน จะนิยามบัตรเครดิตเป็นหนี้พร้อมที่ต้องชำระทุกเดือน ดังนั้นการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย จึงกำหนดช่องในการบันทึกรายการไว้ให้สอดคล้องกับการนิยามดังนี้

รายรับ  หมายถึง  จำนวนเงินที่ได้ชำระคืน
รายจ่าย  หมายถึง  จำนวนเงินที่ใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต
จำนวนสุทธิ หมายถึง  รายรับ-รายจ่าย
ในบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิต ไม่ต้องการจำนวนสุทธิที่ติดลบมากเกินไป หรือหากมีค่าเท่ากับศูนย์ได้ยิ่งเป็นสิ่งที่ดีเพราะนั่นหมายถึงการที่ติดหนี้บัตรเครดิตอยู่เลย การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย โดยการใช้เอ็กเซล มีรูปแบบดังแสดงในภาพ

     เพื่อให้ทราบสถานะและบริหารการใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิต จึงเพิ่มรายการจำนวนสุทธิในคอลัมน์ F โดยกำหนด
สูตรเอ็กเซล ดังนี้

1.  ในเซลล์ F4 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = D4 – E4
2.  ในเซลล์ F5 พิมพ์สูตร excel ดังนี้ = F4 + D5-E5
3.  ทำการ AutoFill จนถึงแถวที่ 9 จะได้จำนวนสุทธิดังแสดงในภาพที่ 2-75
4.  กรณีที่ต้องการทราบผลรวมของรายรับหรือรายจ่ายใช้สูตรคำนวณผลรวมอัตโนมัติ ((AutoSum)

     บัญชีรายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิตจะช่วยให้ทราบถึงสถานะทางการเงินได้ดียิ่งขึ้นจำนวนตัวเลขใน รายการจำนวนสุทธิมีค่าติดลบมากขึ้น แสดงให้เห็นถึงหนี้ที่ต้องเร่งดำเนินการชำระในเดือนถัดไปมากขึ้น ซึ่งทุกท่านคงทราบดี หนี้คงค้างในการชำระบัตรเครดิต ดอกเบี้ยร้อยละ 20 ต่อปีดังนั้นการตรวจสอบบัญชี รายรับรายจ่ายประเภทบัตรเครดิตก็เป็นสิ่งที่ผู้ใช้จะต้องรอบคอบ