แนวคิดและความหมาย

     Romney and Steinbart (2003, p.2) ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting information System: AIS) คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่ง ซึ่งประกอบด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และ นโยบายของบริษัท โดยเน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนิน
กิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้

1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2. การประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจ-Intl จากคำจำกัดความข้างต้นสามารถแบ่งประเภทของผู้ใช้
สารสนเทศทางการบัญชีได้ 2 ประเภทคือ
- ประเภทที่ 1 ผู้ใช้ภายในธุรกิจประกอบด้วยผู้ปฏิบัติงานในฝ่ายงานต่าง ๆ
- ประเภทที่ 2 ผู้ใช้ภายนอกของธุรกิจหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ

ความหมาย

     จากแถลงการณ์แนวคิดทางการบัญชีข้อที่ 2 ของเอฟเอเอสบี (FASB, อ้างถึงในพลพรูปิยวรรณและสุภาพรเชิงเอี่ยม, 2545, ที่ระบุไว้ว่าการบัญชคือ ระบบสารสนเทศระบบหนึ่งซึ่งมีหน้าที่เก็บรวบรวม บันทึก และจัดเก็บรายการค้า และเหตุการณ์ทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งมีการนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหารโดย กระบวนการทั่วไปของการจัดทำบัญชีมี 4 ขั้นตอน คือ

ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย

การจำแนกประเภท

     1. การบัญชีการเงิน คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฏจักรทางการเงินโดยมีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูล ทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจเริ่มตั้งแต่การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้นซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทาง การค้า หลังจากนั้นทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการ เมื่อสิ้นงวดเวลาบัญชี ก็จะดำเนิน การปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภทหลังจากนั้นจัดทำงบกำไรขาดทุนพร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุน เข้าบัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี

     2. การบัญชีบริหาร คือ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาจัดทำการจัดรูปแบบและประมวลผลเพื่อให้ได้รายงานตาม ความต้องการของผู้ใช้ โดยส่วนใหญ่ มักอยู่ในรูปแบบรายงานผลการดำเนินงานซึ่งใช้วัดประสิทธิภาพการทำงานของแผนกงานต่าง ๆ

หลักการบัญชี

     1. หลักการดำรงอยู่ของกิจการ วัตถุประสงค์ของการก่อตั้งกิจการ คือ การแสวงหากำไรจากการลงทุนภายในช่วงเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ ในทางบัญชีอาจมีการตัดจ่ายการใช้สินทรัพย์ถาวรให้หมดไปจนสิ้นสุดอายุการใช้งาน
     2. หลักความเป็นหน่วยงานของกิจการ ในการบันทึกบัญชีของธุรกิจ ควรแยกออกจากรายการบัญชีส่วนตัวของผู้เป็นเจ้าของธุรกิจ หากเจ้าของธุรกิจนำเงินสด มาลงทุนในกิจการจะต้องบันทึกบัญชีทุน หากเจ้าของธุรกิจเบิกเงินสดขากธุรกิจมาใช้จ่ายส่วนตัว จะต้องบันทึกบัญชีเบิกใช้ส่วนตัว
     3. หลักงวดเวลาบัญชีสืบเนื่องจากธุรกิจมีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ในการทำบัญชีจึงต้องแบ่งงวดเวลาการดำเนินงานของธุรกิจออกเป็นช่วง ๆ โดยมีระยะเวลาที่เท่ากันในแต่ละงวดเวลาบัญชีเพื่อให้การบันทึกบัญชีสามารถดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ

     4. หลักการจำแนกประเภทบัญชี

     1.สินทรัพย์ หมายถึง ทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของธุรกิจและสามารถใช้ไปในอนาคตสินทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการ แลกเปลี่ยนทรัพยากร เช่น การนำเงินสดไปซื้อสินค้า เป็นต้น
     2. หนี้สิน หมายถึง ภารพผูกพันในปัจจุบันที่ส่งผลมาจากการกู้ยืมเงินในอดีต ซึ่งมีสัญญาว่าจะมีการชำระหนี้หรือภาระผูกพันนั้นในอนาคต
     3. ส่วนของเจ้าของ หมายถึง จำนวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่ง คือ ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สินออกแล้ว
     4. รายได้ หมายถึง ราคาสินค้าหรือบริการที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลาบัญชี รวมถึงรายการกำไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ซึ่งอาจเกิดจากกิจกรรมตามของกิจการหรือไม่ก็ได้
     5. ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานของธุรกิจระหว่างงวดเวลาบัญชีรวมถึงรายการขาดทุน ที่แสดงถึงการลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ
     6. หลักการบัญชีคู่ คือ การบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงสองครั้ง หรือการอ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของรายการค้าถึงสองครั้ง โดยครอบคลุมไปถึง การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภทต้องบันทึกตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อน-หลังเสมอ
     7. หลักการใช้หน่วยเงินตรา ใช้เป็นสื่อกลางในการและเปลี่ยนสินค้าหรือบริการและยังใช้เป็นหน่วยวัดราคาอีกด้วย ในประเทศไทยจะใช้หน่วยเงินตราเป็นบาทและสตางค์
     8. หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม หลักฐานนี้ คือ เอกสารขั้นต้น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย เป็นต้น
     9. หลักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย
- เกณฑ์เงินสด ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินสดเข้ากิจการหรือจ่ายเงินสดออกจากกิจการ
- เกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นแม้ว่าจะไม่มีการรับจ่ายเป็นเงินสด
     10. หลักการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย โดยมีการนำรายได้ที่เกิดขึ้นของงวดเวลาบัญชีนั้นทั้งหมดหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดรายได้นั้น
จึงจะได้ตัวเลขกำไรขาดทุนที่แท้จริง
     11. หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์ โดยปกติของสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปีควรมีการคิดค่าสึกหรอ หรือค่าเสื่อมสภาพ จากการใช้สินทรัพย์ภายในงวดเวลาบัญชีนั้น

สารสนเทศทางการบัญชี

     1.สารสนเทศทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี เช่นงบการเงินและรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานการวิเคราะห์ต้นทุนต่าง ๆ รายงานงบประมาณ สารสนเทศที่ได้รับการประกันความถูกต้องเชื่อถือได้ จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้สารสนเทศ ดังนี้

1. ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรขาดทุนที่แท้จริงของกิจการ
2. ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
3. ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
4. ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
5. ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
6. ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้า

     2. การจำแนกประเภทบัญชี
1. เอกสารทางการบัญชี คือ หลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการ
2. รายงานทางการเงิน คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน
3. รายงานทางการบริหาร คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ได้กงการเงินมาทำการวิเคราะห์ทางการเงิน เพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำมาใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและบริการ

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ

     Hall (2004, p.9) ได้ระบุถึง การรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ดังนี้

1. ระบบประมวลผลธุรกรรม คือ ระบบที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวันซึ่งข้อมูลจะถูกบรรจุอยู่ในเอกสาร
2. ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานการการเงิน คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงินเช่น งบกำไรขาดทุน
งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น
3. ระบบรายงานทางการบริหาร คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ

เทคโนโลยีทางการบัญชี

     1. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบัญชี และจำเป็นต้องใช้กับระบบจัดการฐานข้อมูลเพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ

     2. การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต คือ คณะกรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งปะเทศสหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาฐานข้อมูลเอดการ์ขึ้น เพื่อใช้เก็บรวบรวมรายงานทางการเงินของ บริษัท ที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของประเทศสหรัฐอเมริกา ในรูปแบบที่เป็นข้อความ แต่ไม่สามารถนำรายงานทางการเงินของแต่ละบริษัท มาเปรียบเทียบกันได้

     3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การ คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย-แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมโยงต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดนีเตาร์ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ทันที พลพธู ปิยวรรณและ สุภาพร เชิงเอี่ยมข้อดีการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ มีดังนี้

1. สะดวก
2. รวดเร็ว
3. ประหยัดเวลา
4. ใช้บุคลากรน้อย
5. ข้อมูลถูกต้องแม่นยำ
6. หากมีข้อผิดพลาดจะแก้ไขได้ง่าย

ข้อเสียของการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ มีดังนี้

1. ใช้เงินลงทุนมาก
2. พนักงานบัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็นจะขาดความมั่นใจ
3.. ทำให้เกิดความเสียหายข้อมูลอาจสูญหาย
4. ข้อมูลอาจถูกคัดลอก

ผู้ทำบัญชี

ผู้ทำบัญชี คือ ผู้รับผิดชอบในการทำบัญชีของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ไม่ว่าจะกระทำในฐานะลูกจ้างของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีหรือไม่ก็ตาม ได้แก่

1. พนักงานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเช่นผู้อำนวยการฝ่ายบัญชีสมุห์บัญชีหัวหน้า
2. แผนกบัญชี หรือผู้ที่ดำรงตำแหน่งที่เรียกชื่ออย่างอื่น
3. สำนักงานบริการรับทำบัญชี
4. ผู้รับจ้างทำบัญชีอิสระ
5. ผู้ช่วยผู้ทำบัญชี

สมบัติของผู้ทำบัญชีโดยทั่วไป

1. มีความละเอียดรอบคอบ
2. มีระเบียบวินัย
3. มีความอดทน
4. มีความขยันหมั่นเพียร
5. มีความกระตือรือร้นติดตามข่าวสาร ข้อกำหนด และ พ.ร.บ. ตลอดเวลาที่เกี่ยวกับการจัดทำบัญชีตลอดเวลา
6. มีใจรักงานด้านบัญชีและพร้อมอุทิศเวลาให้กับงาน
7. มีมนุษยสัมพันธ์ดีรู้จักการประสานงานและติดต่อสื่อสาร
8. ตรงต่อเวลา

หน้าที่ของผู้ทำบัญชี

     1. จัดทำบัญชีเพื่อให้แสดงผลการดำเนินงาน แสดงฐานะทางการเงิน และแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญโดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน
     2. ลงรายการบัญชีเป็นภาษาไทย หากลงรายการเป็นภาษาต่างประเทศให้มีภาษาไทยกำกับหรือ ลงรายการเป็นรหัสบัญชีให้มีคู่มือคำแปลรหัสบัญชีที่เป็นภาษาไทยไว้
     3. เขียนด้วยหมึก ดีดพิมพ์ หรือตีพิมพ์ หรือทำด้วยวิธีอื่นใดที่ได้ผลในทำนองเดียวกัน

จรรยาบรรณของผู้ทำบัญชี

1. มีความซื่อสัตย์ สุจริต
2. ไม่นำข้อมูลทางบัญชีไปเผยแพร่แก่ผู้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องทั้งในสถานประกอบการและนอกสถานประกอบการ
3. ฟังรักษาความลับของสถานประกอบการ
4. ไม่นำเอกสารทางบัญชีออกไปนอกสถานประกอบการโดยไม่ได้รับอนุญา