การผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท

     บัญชีแยกประเภท หมายถึง สมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายการต่อจากสมุดรายวันขั้นต้นโดยจำแนกไว้เป็นหมวดหมู่ มีความสำคัญในการจัดทำงบทดลองได้เร็วและประหยัดเวลา เพราะในบัญชีแยกประเภทแต่ละบัญชีได้จัดทำและเรียงลำดับตามมหมวดบัญชีไว้แล้ว แบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด ได้แก่

1.  สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดบัญชีที่ใช้สำหรับบันทึกรายการต่อจากสมุดรายวันขั้นต้นซึ่งได้แยกบัญชีไว้เป็นหมวดหมู่ สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นใช้บันทึกในการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ บัญชีแยกประเภทหนี้สิน และบัญชีแยกประเภท ส่วนของเจ้าของ

2.  สมุดบัญชีประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบัญชีช่วย ซึ่งเป็นบัญชีย่อยคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป สมุดแยกประเภทลูกหนี้ และสมุดแยกประเภทเจ้าหนี้

รูปแบบของบัญชีแยกประเภท ที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบ

1.  แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษคือตัว “T” ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต

ส่วนประกอบต่าง ๆ ของบัญชีแยกประเภททั่วไป มีดังนี้

ชื่อบัญชี......(1)  เลขที่.....(2)

(1)  ชื่อบัญชี
(2)  เลขที่บัญชี 
(3)  ช่อง วัน เดือน ปี
(4) ช่องรายการ
(5)  ช่องหน้าบัญชี
(6)  ช่องจำนวนเงินเดบิต
(7)  ช่องจำนวนเงินเครดิต

2.  บัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) มีลักษณะคล้ายรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่จะมีช่องยอดคงเหลือเพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ

ส่วนประกอบต่าง ๆ ของบัญชีแยกประเภททั่วไป มีดังนี้

ชื่อบัญชี......(1)   เลขที่.....(2)

1.  ชื่อบัญชี
2. เลขที่
3. ช่อง วัน เดือน ปี่
4. ช่องรายการ
5. ช่องหน้าบัญชี
6. ช่องจำนวนเงินเดบิต
7. ช่องจำนวนเงินเครดิต
8. ช่องจำนวนเงินคงเหลือ  

ประเภทของบัญชีแยกประเภทมี 3 ประเภท ได้แก่

1.  บัญชีประเภทสินทรัพย์ หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝาธนาคารบัญชีลูกหนี้ บัญชีที่ดิน ฯลฯ

2.  บัญชีประเภทหนี้สิน หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่ายเป็นต้น

3.  บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ หมายถึง บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ (Owner's equity) หมายถึง บัญชีที่แสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่ บัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัวบัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย

-  บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้ ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
-  บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่าย ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
-  บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อมีการถอนเงินสดและนำสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง

หลักการบันทึกบัญชีแยกประเภท มีดังน

1.  ให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตในสมุดรายวันทั่วไปตั้งเป็นชื่อบัญชีแยกประเภท และบันทึกรายการทางด้านเดบิต ดังนี้
1.1 เขียนช่อง วัน เดือน ปี ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป
1.2 เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการ
1.3 เขียนจำนวนเงินลงในช่องเดบิต

2.  ให้นำบัญชีที่เครดิตในสมุดรายวันทั่วไป มาตั้งเป็นเป็นชื่อบัญชีแยกประเภท และบันทึกไว้ทางด้านเครดิต ดังนี้

1.1  เขียนช่อง วัน เดือน ปี ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป
1.3  เขียนชื่อบัญชีที่เดบิตลงในช่องรายการ
1.3 เขียนจำนวยเงินลงในช่องจำนวนเงินเครดิต

3.  การบันทึกบัญชี ในช่องรายการของบัญชีแยกประเภทแบ่งได้ 3 กรณี

กรณีที่ 1  รายการเปิดบัญชีโดยการลงทุนครั้งแรก ถ้ากิจการนำเงินสดมาลงทุนให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้ามกัน ถ้ากิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุนและรับโอนเจ้าหนี้มาลงทุนให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป

กรณีที่ 2  รายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ซึ่งเป็นยอดคงเหลือยกมาจากระยะเวลาบัญชีก่อนการบันทึก
ในช่องรายการให้เขียนว่า “ยอดยกมา”

กรณีที่ 3  รายการค้าที่เกิดขึ้นในระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้ามกัน

การอ้างอิง (Posting Reference)

     การอ้างอิง (Posting Reference) การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ต้องมีการอ้างอิงถึงที่มาของรายการนั้นดังนี้

1.  ที่สมุดรายวันทั่วไป เขียนเลขที่ของบัญชีแยกประเภทลงในช่องเลขที่บัญชี
2.  ที่บัญชีแยกประเภท เขียนหน้าของสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องหน้าบัญชี โดยเขียนอักษรย่อว่า “ร.ว.” เช่น “ร.ว. 1” รายการนี้มาจากสมุดรายวันทั่วไปหน้าที่1ดังนั้นการอ้างอิงที่มาของรายการคือการอ้างอิงเลขหน้าสมุดรายวันทั่วไปใน
บัญชีแยกประเภทและเลขที่บัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทำให้ทราบถึงแหล่งที่มาของรายการสะดวกในการค้นหาในภาย
หลังและเป็นการป้องกันการหลงลืมการผ่านรายการ

การจัดหมวดหมู่และการกำหนดเลขที่บัญชี

      การที่จะทำการบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ ให้ละเอียดและเป็นระเบียบเรียบร้อยสะดวกแก่การจัดทำรายงาน เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและค้นหาภายหลังนั้น ควรจัดบัญชีต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่และกำหนดเลขที่สำหรับหมวดหมู่บัญชีไว้ใน “ผังบัญชี” (Chart of Account) การจัดหมวดหมู่ของบัญชีแบ่งเป็น 4 หมวด ได้แก่

1.  หมวดสินทรัพย์
2.  หมวดหนี้สิน
3.  หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน)
4.  หมวดค่าใช้จ่าย

ผังบัญชี (Chart of Accounts)

     ผังบัญชี (Chart of Accounts) หมายถึง การจัดบัญชีและกำหนดเลขที่บัญชีให้เป็นหมวดหมู่เพื่อใช้ในการอ้างอิงเมื่อผ่านรายการ จากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไป

เลข 1  สำหรับหมวดสินทรัพย์
เลข 2  สำหรับหมวดหนี้สิน
เลข 3  สำหรับหมวดส่วนของเจ้าของ
เลข 4  สำหรับหมวดรายได้
เลข 5  สำหรับหมวดค่าใช้จ่าย