เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

       การบันทึกบัญชีทุกรายการต้องบันทึกจากหลักฐานที่เป็นเอกสารต่าง ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หรือเป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นภายในกิจการเอง เพื่อให้ทราบถึงการได้มาของข้อมูลและผู้ที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากเอกสารนั้นได้จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในการประกอบธุรกิจและนำมาเป็นหลักฐานประกอบการ บันทึกบัญชี เอกสารดังกล่าวจะต้องเป็นเอกสารที่สมบูรณ์ สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นการบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง และต้องทำตามข้อกำหนดของ
พ. ร. บ. การบัญชี พ.ศ. 2543

การจัดทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

     1.  ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารหลักฐานสำคัญ่ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องจัดทำ และออกให้แก่ผู้ซื้อทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนเรียกเก็บ หรือจึงเรียกเก็บ ในกรณีของการขายสินค้า ในการจัดทำใบกำกับภาษีดังกล่าวนั้นใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบันทึกบัญชี ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีพร้อมทั้งส่ง มอบใบกำกับภาษีให้กับผู้อยในทันทีที่มีการส่งมอบสินค้าให้กับผู้ซื้อ ซึ่งทางผู้ซื้อเรียกภาษีที่จ่ายว่า“ ภาษีซื้อ” และทางผู้ขายเรียกภาษีที่ผู้ขายได้เรียกเก็บจากผู้ชื่อว่า“ ภาษีขาย” ใบกำกับภาษีต้องมีข้อความตามที่กฎหมายกำหนด คือ ต้องมีรายการ ดังต่อไปนี้

1.1 ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม กฎหมายกำหนดให้มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ โดยจะต้องมีรายการเป็นสาระสำคัญตามที่กฎหมายกำหนดไว้ในมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ดังนี้

-  คำว่า“ ใบกำกับภาษี”
-  ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบกิจการการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี
-  ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ
-  หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขของเล่ม (ถ้ามี)
-  ชื่อชนิดประเภทปริมาณและมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
-  จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยแยกจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการชัดแจ้ง
-  วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
-  ข้อความอื่นตามที่อธิบดีกำหนด

     ในกรณีที่ผู้ประกอบการมีสถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการที่เป็นสาขา ใช้ใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นที่อยู่ของสำนักงานใหญ่ออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับริการสาขาที่ส่งมอบใบกำกับภาษีจะต้องระบุ “ชื่อสาขาที่ออกใบกำกับภาษี” ไว้ด้วย แต่ไม่ต้องระบุที่อยู่ของสาขานั้นโดยอาจ เขียนด้วยหมึก พิมพ์ดีด หรือประทับตรายางได้

1.2 ใบกำกับภาษีแบบเป็นชุด ในกรณีที่ผู้ประกอบการประสงค์จะออกใบกำกับภาษีเต็มรูปรวมกับเอกสารการค้าอื่น ซึ่งมีจำนวนหลายฉบับ และใบกำกับภาษีมิใช่เอกสารฉบับแรกของเอกสารดังกล่าว จะต้องมีข้อความระบุว่า “เอกสารออกเป็นชุด” ไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว และข้อความดังกล่าว และข้อความดังกล่าวจะต้องตีพิมพ์หรือจัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ในกรณีที่จัดด้วยระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับจะประทับตรายาง เขียนด้วยหมึก หรือพิมพ์ดีดไม่ได้

1.3 ใบกำกับภาษีแบบอย่างย่อ ผู้ประกอบการรายย่อย หรือกิจการค้าปลีกสามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ และสามารถใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินออกใบกำกับภาษีอย่างย่อโดยแสดงราคาขายที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว
ได้ใบกำกับภาษีอย่างย่อ โดยแสดงราคาขายที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้วได้ ใบกำกับภาษีย่อ
ต้องมีรายการดังต่อนี้

-  คำว่า “ใบกำกับภาษี”
-  ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบกิจการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี
-  หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขของเล่ม (ถ้ามี)
-  ชื่อ ชนิด ประเภทปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
-  ราคาสินค้าหรือราคาค่าบริการ โดยต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่าได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มไว้แล้ว
-  วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
-  ข้อความอื่นตามที่อธิบดีกำหนด

1.4 ใบกำกับภาษีที่ไม่เข้าลักษณะนำภาษีซื้อมาหักภาษีขายไม่ได้ ข้อความไม่ถูกต้อง และไม่สมบูรณ์ในส่วนที่เป็นสาระ
สำคัญ กรณีไม่มีใบกำกับภาษี หรือมีใบกำกับภาษี แต่ไม่อาจแสดงใบกำกับภาษีได้ว่ามีการชำระภาษีซื้อเว้น
แต่จะเป็นกรณีมีเหตุอันสมควรตามหลักเกณฑ์และเงื่อนไขที่อธิบดีกำหนดดังนี้

-  ใบกำกับภาษีถูกทำลายโดยเหตุสุดวิสัย เช่น อัคคีภัย อุทกภัย หรือวาตภัย ซึ่งต้องมีหลักฐานทางราชการหรือหลักฐานอื่นที่เชื่อถือได้ว่ามีเหตุการณ์ดังกล่าวจริง
- ผู้ประกอบกิจการไม่สามารถขอใบแทนใบกำกับภาษีจากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการได้เนื่องจากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้
บริการไม่สามารถออกใบแทนใบกำกับ
-  ภาษีได้เพราะเหตุสุดวิสัยหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มภาษีซื้อที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการของ
ผู้ประกอบกิจการที่มี
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่งออกโดยผู้ไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี
-  ภาษีซื้อสำหรับค่ารับรอง
-  ภาษีซื้อสำหรับรถยนต์นั่งหรือรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 ที่นั่ง
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อ
-  ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อทรัพย์สินเพื่อใช้หรือจะใช้ในกิจการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่เป็น “สำเนา” โดยไม่มีคำว่า “เอกสารออกเป็นชุด”
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่งรายการถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลง
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่งคำว่า “ใบกำกับภาษี”  มิได้ตีพิมพ์จากโรงพิมพ์
-  ภาษีซื้อที่เกิดจากการก่อสร้างอาคาร เพื่อใช้หรือจะใช้ในกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มต่อมาได้ขายหรือได้เช่า หรือนำไปใช้ในกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่กระทำภายใน 3 ปี
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่ไม่มีข้อความตามที่อธิบดีกำหนดคือ
-  “เอกสารออกเป็นชุด” “ไม่ใช่ใบกำกับภาษี” “สำเนา” มิได้ตีพิมพ์จากโรงพิมพ์
-  สาขาที่ออกใบกำกับภาษี....” กรณีสาขานำใบกำกับภาษีของสำนักงานใหญ่ไปออกใบกำกับภาษี
-  “เลขทะเบียนรถยนต์” กรณีสถานบริการน้ำมันเป็นผู้ออกใบกำกับภาษี
-  ภาษีซื้อส่วนที่เป็นส่วนเฉลี่ยของกิจการที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
-  ภาษีซื้อในส่วนที่ผู้ประกอบการใช้สิทธิเลือกไม่นำภาษีซื้อทั้งหมดไปหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม เพราะมีรายได้ที่ไม่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มไม่น้อยกว่าร้อยละ 90 ของรายได้ทั้งหมด
-  ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อ เช่าซื้อ หรือรับโอนรถยนต์ที่มิใช่รถยนต์ที่นั่ง และรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน เพื่อใช้ในกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มต่อมาได้มีการดัดแปลงรถยนต์ดังกล่าวเป็นรถยนต์นั่ง หรือรถยนต์โดยสารที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คนภายใน 3 ปีนับตั้งแต่เดือนภาษีที่ได้รถยนต์มาครอบครอง
-  ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีซึ่ง ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายมิได้ตีพิมพ์
-  ภาษีซื้อที่เกิดจาการก่อสร้างอาคารส่วนเฉลี่ยที่เป็นของกิจการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม แต่ผู้ประกอบการมิได้แจ้งรายการเกี่ยวกับการก่อสร้างอาคาร และการใช้พื้นที่ตามแบบและเวลาที่กฎหมายกำหนด