การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในงานด้านการเงิน

      การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินสำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมา ประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรม สำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการ บริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือโปรแกรม Microsoft Excelโปรแกรม Microsoft Excel นำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน ทั้งในด้านการจัดทำรายงาน ทางการเงินการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การหามูลค่าของเงินตามเวลา การพยากรณ์ และวางแผนทางการเงิน เนื่องจาก MicrosoftExcel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพนอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่าง ๆ อีกด้วย

การเปิดใช้งาน Microsoft Excel มีขั้นตอนดังนี้

1.  เลือก Start> All Programs> Microsoft office 2013
2.  เลือก Microsoft Excel 2013 จะปรากฎหน้าต่างโปรแกรมประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

(1). (Workbook คือไฟล์เอกสารเปรียบเสมือนสมุด 1 เล่มประกอบด้วยกระดาษหลาย ๆ หน้าใน Excel แต่ละหน้าเรียกว่า“ Worksheet”
(2) Worksheet คือกระดาษแต่ละหน้าที่อยู่ใน Workbook ประกอบด้วย
(3) Row (แถว) คือช่องของเซลล์ในแนวนอนมีจำนวนแถวสูงสุดถึง 1,048,576 แถวโดยเริ่มตั้งแต่แถวที่ 1 ถึงแถวที่ 1,048,576
(4) Column (คอลัมน์) คือช่องของเซลล์ในแนวตั้งมีจำนวนคอลัมน์สูงสุดถึง 16,384 คอลัมน์เริ่มจากคอลัมน์ A ถึงคอลัมน์ XFD 1
(5) เซลล์เซลล์) คือช่องของเซลล์ที่เป็นจุกตัดระหว่างแถวและคอมลัมน์เช่นเซลล์ D5 จะเป็นเซลล์ที่เป็นจุดตัดระหว่างแถวที่ 5 และคอลัมน์ D เป็นต้น
(6) Sheet Tab คือแท็บที่แสดงชื่อของเวิร์กชีตขณะสร้าง Workbook ขึ้นใหม่จะมี Worksheet แสดงขึ้นมา 1 เวิร์กชีตเรียกว่า Sheet
(7) Name box คือช่องที่แสดงชื่อเซลล์ที่กำลังใช้งานเช่นขณะมีการคลิกเลือกเซลล์ B3 ช่อง Name Box จะแสดงค่าเป็น B3 หากต้องการเปลี่ยนจากเซลล์ B3 ไปทำงานที่เซลล์ A1 ให้พิมพ์ A1 ลงไปในช่องของ Name box ได้โดยตรง
(ฉ) ข้อมูลต่าง ๆ เช่นที่เซลล์ E3 กำหนดสูตร = C3D3 หมายถึงนำข้อมูลในเซลล์ C3 คุณกับข้อมูลในเซลล์ที่ D3 ได้ผลลัพธ์เท่าไรผลลัพธ์นั้นกำหนดลงมาที่เซลล์ E3

1. ประเภทของสูตรคำนวณ
การทำงานกับข้อมูลในโปรแกรม Excel บางครั้งต้องมีการคำนวณค่าต่าง ๆ โดยอาศัยค่าในเซลล์มากกว่าหนึ่ง เซลลืมาคำนวณเช่นการคิดดอกเบี้ยจากเงินต้น, การคิดภาษีจากรายได้เป็นต้นซึ่งการคำนวณจะต้องกำหนดสูตรใน การคำนวณโดยสามารถแบ่งประเภทของสูตรคำนวณได้ 2 ประเภทคือ
-  Formula เป็นการกำหนดสูตรคำนวณแบบง่ายด้วยตนเองโดยนำค่าในเซลล์ต่าง ๆ ที่ต้องการคำนวณมา
ทำงานร่วมกันกับตัวดำเนินการ (Operator) ประเภทต่าง ๆ เช่นเครื่องหมายบวก (+), เครื่องหมายลบ (-),
เครื่องหมายคูณ (), เครื่องหมายหาร () เพื่อหาผลลัพธ์ออกมา
-  Function เป็นการเรียกใช้สูตรคำนวณสำเร็จรูปในโปรแกรม Excel

2. โครงสร้างของสูตรคำนวณการคำนวณในโปรแกรม Excel สิ่งสำคัญที่สุดคือเครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า
สูตรคำนวณเสมอแล้วตามด้วยตัวแปรและตัวดำเนินการตามต้องการโดยตัวแปรอาจจะเป็นข้อความตัวเลขชื่อ
เซลล์หรือตำแหน่งเซลล์ดังตัวตัวอย่างในตาราง ต่อไปนี้

3. ลำดับการคำนวณใน Excel
ในการสร้างสูตรคำนวณเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้น จะต้องเข้าใจเกี่ยวกับลำดับการคำนวณและลำดับความสำคัญของตัวดำเนินการต่าง ๆ โดยจะคำนวณค่าจากซ้ายไปขวา พิจารณาจากตัวดำเนินการที่มีความสำคัญเป็นลำดับแรกไปหาลำดับสุดท้าย ดังตารางต่อไปนี้

4. การสร้างสูตรคำนวณ
(1) การพิมพ์สูตรคำนวณลงในเซลล์โดยตรง

(2) คลิกเซลล์ที่ต้องการใส่สูตรคำนวณ
(3) พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วพิมพ์สูตรคำนวณที่ต้องการกดปุ่ม Enter

5.การใช้เมาส์สร้างสูตรคำนวณ

(1)

     โครงสร้างและข้อกำหนดในการเขียนฟังก์ชันฟังก์ชัน (Function) คือ สูตรคำนวณสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับหาผลลัพธ์หรือประมวลผลตามเงื่อนไขที่กำหนด ไว้มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วนดังนี้
ส่วนที่ 1 ชื่อฟังก์ชัน (Function Name) : เป็นส่วนของชื่อคำสั่งเช่น SUM, AVERAGE, IF AND
ส่วนที่ 2 อาร์กิวเม้นต์ (Argument) : เป็นส่วนของข้อมูลตัวแปรหรือเงื่อนไขต่าง ๆ ที่กำหนดลงไปเพื่อ
ให้ฟังก์ชันคำนวณหรือประมวลผลเช่นตำแหน่งเซลล์อ้างอิงชื่ อเซลล์ ข้อความ ตัวเลข หรือค่าตรรกะต่าง ๆ (TRUELIFALSE) เป็นต้น
โครงสร้างของฟังก์ชันมีรูปแบบ ดังนี้

     ข้อกำหนดในการเขียนฟังก์ชัน
- การพิมพ์สูตรฟังก์ขันห้ามเว้นวรรค
- สูตรฟังก์ชันต้องมีเครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้าเสมอ
- ชื่อฟังก์ชันจะใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือพิมพ์ใหญ่ก็ได้
- อาร์กิวเมนต์ (Argument) จะต้องอยู่ภายในเครื่องหมายวงเล็บ ( ) เท่านั้น
ถ้าหากมีมากกว่า 1 อาร์กิวเมนต์ ให้คันด้วยเครื่องหมายคอมม่า (,)
- ฟังก์ชันที่ไม่มีอาร์กิวเมนต์ ให้ใส่เครื่องหมายวงเล็บ () ต่อจากฟังก์ชันเสมอ
- อาร์กิวเมนต์ข้อความให้ใส่เครื่องหมายคำพูดปิด ปิด
- อาร์กิวเมนต์ตัวเลข ห้ามใส่สัญลักษณ์ที่ใช้กำหนดรูปแบบตัวเลข เช่น , $ ฿

     สำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้น
โดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็
เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่าง
แพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel

     โปรแกรม Microsoft Excel นำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน ทั้งในด้านการจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การหามูลค่าของเงินตามเวลา การพยากรณ์ และซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้อง กับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า “Financial Function” ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่าง ๆ อีกด้วย

     ฟังก์ชันที่เกี่ยวกับการเงินมักจะเป็นการคำนวณหาค่าของเงินปัจจุบันอนาคตอัตราดอกเบี้ยและจำนวนเงินที่ต้อง
จ่ายรายเดือนเช่นฟังก์ชัน PMT คำนวณหาจำนวนเงินที่ต้องจ่ายในแต่ละงวดเวลา (Payment)
(1)  ฟังก์ชัน PMT เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการคำนวณหาจำนวนเงินที่จะต้องจ่ายในแต่ละงวดเวลา

รูปแบบ PMT (rate, nper, pv, fv, type)
 -  rate  อัตราดอกเบี้ย
 -  nper   งวดเวลา
 -  pv   ค่าเงินปัจจุบันหรือเงินต้น
  -fv   ค่าเงินในอนาคต
 -  type   มีค่าเป็น 0 (จ่ายทุกสิ้นเดือน) หรือ 1 (จ่ายทุกต้นเดือน)

(2)  ฟังก์ชัน FV ย่อมาจาก Future Value เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการคำนวณหามูลค่าของเงินในอนาคต
 รูปแบบ FV (rate, nper, pmt, pv, type)
 -  rate  อัตราดอกเบี้ยต่อปี
 -  nper   งวดเวลา (ปี)
 -  pmt   จำนวนเงินที่จ่ายเป็นรายงวด
-  pv   ค่าเงินของการลงทุน
 -  type   มีค่าเป็น 0 (จ่ายทุกสิ้นปี) หรือ 1 (จ่ายทุกต้นปี)

(3)  ฟังก์ชัน NPER คำนวณว่าถ้าจะผ่อนเดือนละเท่านี้ จะต้องใช้เวลาผ่อนกี่เดือนกว่าจะหมด
 รูปแบบ NPER (rate, pmt, pv, fv, type)
 -  rate  อัตราดอกเบี้ยต่อเดือน (หารด้วย 12 เสมอ)
 -  pmt  เงินที่สามารถชำระได้ต่อเดือน (ค่านี้เป็นลบเสมอ)
 -  pv           จำนวนเงินที่เรากู้มาจากธนาคาร
 -  fv  ค่าสุดท้ายที่เราจะผ่อนถึง (ค่าเป็น 0)
 -  type   มีค่าเป็น 0 (จ่ายปลายงวด) หรือ 1 (จ่ายต้นงวด)