ความสำคัญในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานด้านทรัพยากรบุคคล

     การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานทรัพยากรบุคคล ระบบสารสนเทศประกอบด้วย(Information system)
ประกอบด้วยองค์ประกอบ 5 ส่วน คือ บุคลากร ขั้นตอนการปฏิบัติ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูล

     1.  บุคลากร (People) เนื่องจากทุก ๆ งานที่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์จะต้องกระทำโดยบุคลากรหรือผู้ใช้ (User) ทั้งสิ้น ดังนั้น บุคลากรจึงเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของระบบสารสนเทศ เครื่องคอมพิวเตอร์โดยมากต้องใช้บุคลากรสั่งให้เครื่องทำงาน เรียกบุคลากรเหล่านี้ว่า ผู้ใช้ หรือ ยูสเซอร์ (user) แต่ก็มีบางชนิดที่สามารถทำงานได้เองโดยไม่ต้องใช้ผู้ควบคุม

     2.  ขั้นตอนการปฏิบัติการ (Procedure) เป็นกฎหรือแนวทางสำหรับบุคลากรในการใช้ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูล ขั้นตอนการปฏิบัติการอาจรวมถึงคู่มือการใช้ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ ที่ผู้ชำนาญด้านคอมพิวเตอร์เขียนขึ้นก็ได้ขั้นตอนการปฏิบัติการ (Procedure) กระบวนการทำงานหรือโพรซีเยอร์ หมายถึง ขั้นตอนที่ผู้ใช้จะต้องทำตาม เพื่อให้ได้งานเฉพาะอย่างจากคอมพิวเตอร์ ซึ่งผู้ใช้คอมพิวเตอร์ทุกคนต้องรู้การทำงานพื้นฐานของเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อที่จะสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องฝาก-ถอนเงินอัตโนมัติ ถ้าต้องการถอนเงินจะต้องผ่านกระบวนการต่าง ๆ ดังนี้

(1)  จอภาพแสดงข้อความเตรียมพร้อมที่จะทำงาน
(2)  สอดบัตร และพิมพ์รหัสผู้ใช้
(3)  เลือกรายการ
(4)  ใส่จำนวนเงินที่ต้องการ
(5)  รับเงิน
(6)  รับใบบันทึกรายการ และบัตร

     3.  ซอฟต์แวร์ (Software) หรือโปรแกรม (Program) ประกอบด้วยคำสั่งหลาย  คำสั่งที่บอกให้คอมพิวเตอร์รู้ว่าจะต้องทำงานตามขั้นตอนอย่างไร ซอฟต์แวร์ทำหน้าที่แปลงข้อมูล หรือข้อเท็จจริงที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลให้อยู่ในรูปของสารสนเทศ (Information)

     4.  ฮาร์ดแวร์ (Hardware) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ ได้แก่ คีย์บอร์ด เมาส์ จอภาพ หน่วยระบบ และอุปกรณ์อื่น ๆ ฮาร์ดแวร์จะถูกควบคุมโดยซอฟต์แวร์ฮาร์ดแวร์ (Hardware) คือ ลักษณะทางกายของเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งหมายถึงตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์รอบข้าง (peripheral) ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฮาร์ดดิสก์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วย

(1)  หน่วยรับข้อมูล (input unit)
(2)  หน่วยประมวลผลกลาง (central processor unit) หรือ CPU
(3)  หน่วยความจำหลัก
(4)  หน่วยแสดงผลลัพธ์ (output unit)
(5)  หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (secondary storage unit)

     5.  ข้อมูล (Data) หรือ ข้อมูลดิบ (Raw Data) คือ ข้อเท็จจริงที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลอาจอยู่ในรูปของข้อความ ตัวเลข รูปภาพ และเสียง เช่น จำนวนชั่วโมงที่ทำงานและอัตราค่าแรง เป็นต้น

ความสำคัญของระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (Human Information System: HRIS)

     ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคลโดยทั่วไป เป็นกระบวนการที่รวบรวมจัดเก็บ บำรุงรักษาและนำมาปรับแก้ไขอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ระบบสารสนเทศมีความถูกต้องสมบูรณ์สามารถนำข้อมูลไปใช้งานด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ   การบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคลมีการพัฒนาและปรับตัวให้ทันสถานการณ์ของโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ภารกิจใหม่ที่นักบริหารด้านทรัพยากรบุคคลดังนั้นจึงควรศึกษาและทำความเข้าใจระบบงานก่อนปฏิบัติงานจริง เพราะระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทรัพยากรมนุษย์ นอกจากมีประโยชน์มากในการบริหารงานแล้ว ยังมีโทษมหันต์หากมีผู้แอบนำสารสนเทศไปใช้ในทางไม่ถูกต้อง ซึ่งจะทำให้เกิดความเสียหายตามมาดังนั้นจึงจำเป็นต้องสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลขึ้น เพื่อผลิตฐานข้อมูลไว้คอยสนับสนุนแก่องค์กร และสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งคือ การพัฒนาคุณภาพ ของบุคลากรในองค์กร

ความหมายของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

     ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System) หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงานที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจนอกจากนั้นงาน HRIS จึงอาจจะหมายถึง วิธีการส่งมอบงานบริการใหม่ ๆ แก่ลูกค้าของ ผ่านกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนกับการส่งรหัสสารสนเทศจากฝั่ง Hr ไปสู่การถอดรหัสสารสนเทศของฝั่งลูกค้า Hr โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ มาทำงานส่งมอบบริการแทนเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์